Запуск завода с нуля на 1С:ERP

Светлана Школьникова Ведущий аналитик 1С компании «Синимекс» Завод построен, оборудование монтируется, принимается к учету, штат рабочих уже набран и получает зарплату. Но производство еще не запущено, а расходы уже колоссальные. Если в этот момент довериться типовым алгоритмам закрытия месяца в 1С:ERP без специальной методологической проработки, при старте производства финансовая служба получит неадекватную себестоимость.

В данной статье мы расскажем, как избежать классических ошибок учета на этапе в описанной ситуации.

Проблема: почему «первая деталь» становится «золотой»

Пока не запущено производство, компания уже несет затраты: начисляет амортизацию производственного оборудования, уже введенного в эксплуатацию, платит зарплату рабочим, оплачивает аренду цеха и коммунальные платежи. Распределять эти затраты пока некуда, поэтому компания вынуждена копить их в незавершенном производстве (20 счет) или отражать их как общепроизводственные расходы (25 счет).

Главная ошибка при автоматизации нового завода — распределять затраты незавершенного производства (далее НЗП) автоматически на выпуск в соответствии с настроенной базой распределения. Наиболее частыми базами распределения являются оплата труда и/или стоимость материалов.

С точки зрения системы, пока нет производства, расходы копятся в НЗП. Месяц, два, полгода идет подготовка - «двадцатка» растет. И вот наступает день Х: завод запускает производство, отражается выработка сотрудников на производство конкретных партий продукции, списываются материалы в производство этих партий и появляется база распределения НЗП на конкретные партии производства.

При закрытии месяца система видит базу распределения на партии производства продукции, начатые в первом месяце производства, и обрушивает весь накопленный за полгода груз затрат на себестоимость продукции этих партий. В результате, себестоимость единицы продукции взлетает до небес. Анализировать эффективность такого производства невозможно, а цифры в отчетах пугают инвесторов.

Решение: механизм «отложенного» распределения в типовой 1С

Чтобы избежать скачков себестоимости и соблюсти принципы равномерности признания расходов, мы применяем особую методологию настройки статей расходов, используя типовой функционал 1С:ERP.

Как это работает:

1. Сбор затрат на статьях с ручным распределением.
В период подготовки к запуску мы не отправляем расходы сразу на статьи, которые система пытается распределить автоматически. Мы используем статьи расходов с вариантом распределения «Распределить вручную». Это позволяет аккумулировать суммы, удерживая их под контролем.

2. Планирование переноса стоимости.
Совместно с финансовой службой заказчика мы определяем модель переноса накопленных затрат на себестоимость будущей продукции.

Пример: Накопленные затраты включаются в себестоимость в течение первых 6 месяцев после запуска производства. На первый месяц (запуск) приходится 10% накопленной суммы, а остаток распределяется равномерно (по 18%) на следующие 5 месяцев.

3. Ежемесячная реклассификация.
В системе проводится операция реклассификации расходов с помощью документа «Отражение прочих доходов и расходов» с видом операции «Реклассификация расходов». Мы переносим запланированную часть сумм со статей, распределяемых вручную, на статьи, которые распределяются на партии производства продукции автоматически в соответствии с настроенными правилами распределения. Таким образом, каждый месяц в себестоимость попадает только согласованная доля накопленных ранее затрат.

Совет: если статей расходов периода запуска завода много и для каждой требуется свой график списания, целесообразно реализовать специализированное рабочее место (АРМ). В нем специалист финансовой службы сможет указывать нужный процент для каждой статьи, а система автоматически сформирует документ реклассификации расходов.

Нюанс с общепроизводственными расходами (25 счет)

Организационные риски: почему одной настройки системы недостаточно

• «Слепое» согласование статей расходов. Если ответственные лица согласуют и потом используют статьи расходов без понимания методологии, производственные затраты (20, 25 счет) часто попадают на подразделения, не имеющие отношения к производству (офис, склад) или на направления деятельности, по которым не производится продукция. В итоге система не находит базу распределения, и закрытие месяца останавливается с ошибками.

• Отсутствие согласованной структуры подразделений при настройке и согласовании статей расходов. В результате, статьи расходов могут быть настроены некорректно, например, настройка распределения стоит на нижестоящие подразделения, при этом у подразделения нет нижестоящих.  Или, наоборот, на текущее подразделение (Цех), при этом производство осуществляется в нижестоящих подразделениях (Участок 1, Участок 2) и, поэтому в текущем подразделении не будет базы распределения. Без предварительной проработки и утверждения структуры предприятия корректная настройка производственных статей расходов и, соответственно, корректный расчет себестоимости, невозможны.

Резюме

• Запуск 1С:ERP на новом заводе — это задача не столько программистская, сколько методологическая.

• Нельзя просто «копить» затраты — нужен механизм их управляемого распределения во времени.

• Решить задачу можно типовыми средствами системы, если знать нюансы настройки статей расходов.

• Необходима четкая структура подразделений и обучение владельцев бизнес-процессов до начала опытной эксплуатации.