Технологии работы аналитиков и управление проектами

Использование Atlassian.Confluence и Jira Software.

Открытость - основной принцип, которого мы придерживаемся в своей работе. Ведь внедрение новой системы  столь сложный процесс, что сравнить его можно с заменой нервной системы предприятия. Поэтому активное участие специалистов Заказчика, их полное вовлечение  - один из ключевых факторов  успеха проекта внедрения.

Инга Эванс, генеральный директор Bang&Bonsomer

«Внедрение новой системы 1С:ERP было не простым вызовом для нашей компании. На стадии проекта мы научились лучше работать в команде, сумели проанализировать и сделать более прозрачными и эффективными наши бизнес процессы. Сотрудники почувствовали свою сопричастность к модернизации компании и возможность использовать свой опыт для улучшения рабочих процессов. Использование 1С:ERP сокращает наши трудозатраты на рутинные процессы и высвобождает ресурсы на решение ключевых задач бизнеса. Внедрение новой программы дало нам возможность увидеть те способности и таланты наших коллег, которые мы можем использовать и в других областях нашей работы и которые создают перспективы профессионального роста для сотрудников и для развития новых сегментов бизнеса компании.»

Confluence -  мощный инструмент, с помощью которого мы организуем среду для взаимодействия проектных команд,  у всех членов команды есть к нему доступ для редактирования или для чтения. Тут можно работать с данными разных форматов: текст, таблицы, диаграммы. 

Это по сути,  единый центр, где удобно:

  • Разрабатывать и хранить проектные документы

  • Вести рабочие материалы: протоколы, риски, открытые вопросы

  • Информировать участников о правилах, событиях, планах

  • Вести всевозможные реестры — задач, бизнес-процессов, разработок 

  • Раздавать задания и поручения

  • Собирать информацию по выполнению задач и поручений

Домашняя страница проекта содержит ссылки  на ключевые материалы, карту контактов, регламенты, инструкции. На этой же странице публикуются новости проекта и другая важная информация. Проектные материалы хранятся в виде иерархии страниц. Верхний уровень иерархии — это этапы проекта. 

Таким образом, все проектные материалы хранятся в одном месте, структурированы, актуальны, версионирование обеспечивается системой. Новые страницы создаются на основании ранее разработанных шаблонов. Для каждого вида страницы - свой шаблон, например, для описания бизнес-процесса используется шаблон с простейшей диаграммой и примером описания шагов процесса. Для описания тест-кейсов - свой шаблон с набором таблиц для описания шагов и ожидаемых результатов тестирования.

Для рисования различных диаграмм используется плагин draw.io

Пример диаграммы бизнес процесса: 

При необходимости, Confluence позволяет выгрузить страницы в форматы Word или pdf с использованием шаблонов, определенных корпоративным стилем компании.

Подготовка печатной копии финальной версии согласованного в Confluence документа для подписания Заказчиком занимает минуты. 

Проектные документы и поиск информации

Хранение на портале всех проектных документов, инструкций, регламентов позволяет всегда видеть актуальную версию, а также прошлые версии и истории их изменений, при необходимости всегда можно обратиться к ним.

Поиск работает также, как и везде в интернете и, конечно же, не обязательно пересылать друг другу сам документ, достаточно передать ссылку на страницу.  

Если информация содержится сразу в нескольких местах, собрать ее в одном месте можно, используются метки (так хорошо знакомые теги).

На любую страницу можно добавить любое количество меток. Если нажать на метку, вы попадете на страницу, где есть ссылки на все материалы с этой меткой, а также с набором связанных меток, т.е. меток, часто встречающихся на одной странице.

Согласование и утверждение документов

Легко настроить согласование документов. Если Вы назначены ответственным за согласование, то Вам придет извещение о необходимости рассмотреть и согласовать документ. Вы также можете оставить свой комментарий на полях документа, тем самым инициировав его обсуждение. По итогу обсуждения, документ корректируется и, когда открытых вопросов не осталось, согласующий ставит отметку о согласовании. 

Реестр рисков 

Риски группируются в специальном разделе, для каждого риска заводится карточка, с указанием подробное описание содержания, последствий, а также план действий со сроками и ответственными, и статус риска.

Любой член проектной команды может ввести риск при его обнаружении. Реестр рисков рассматривается еженедельно на совещаниях по проекту, что позволяет вовремя  выработать систему противодействия, вовремя дать соответствующие поручения.

Задачи и поручения

Задачи и поручения в рамках проекта можно вести как с помощью задач в Confluence, так и с помощью задач в JIRA. Оба эти варианта позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.

На практике, для текущих задач на разработку и тестирование функционала, мы используем задачи Jira. Для них настроен специальный workflow, позволяющий контролировать выполнение отдельных стадий разработки и тестирования функционала. Напротив, для учета текущих проектных задач и поручений (обсудить, согласовать, назначить встречу, составить документ) удобнее использовать механизм задач в Confluence.

Задача в Confluence — это отдельная сущность, которую можно добавить на любую страницу, в любом месте. Напоминание о задаче высвечивается для пользователя, когда он входит на портал, значком в правом верхнему углу. Кликнув по этому значку пользователь переходит к списку своих задач. Когда задача выполнена, он ставит галочку, и статус задачи меняется за завершенный. Поставивший задачу так же получает уведомление о выполнении задачи.


Для создания задач на разработку в Jira непосредственно со страницы проектного портала можно создать задачу в JIRA, назначить ответственного и установить срок исполнения.

Для постановки исполнителю задачи JIRA на разработку достаточно выделить формулировку задачи на странице Confluence, навести курсор на выделенный текст и нажать пункт в контекстном меню. На открывшейся форме останется назначить ответственного и установить срок исполнения. Исходный текст в Confluence превратится в ссылку на созданную в Jira задачу.

Ведение протоколов

Для любого крупного проекта важно четко фиксировать все решения, принимаемые  на проектных встречах. В ходе каждого совещания протокол ведется непосредственно на портале проекта - в Confluence. В начале совещания по шаблону создается  новая страница протокола, которая заполняется по ходу встречи.

Если после совещания есть необходимость уточнить текст протокола, это можно сделать непосредственно на страничке портала, предыдущая версия и  данные об истории изменения сохраняются. После того, как протокол готов, участники встречи получают извещения о необходимости его согласования, знакомятся с протоколом и согласуют путем установки соответствующей галочки на странице Confluence. История согласования также сохраняется.

Таким образом, организация проектного пространства с помощью JIRA и Confluence стала стандартом на наших проектах. Ключевые преимущества — это эффективность, удобство, надежность и широчайшие возможности для адаптации.


Форма обратной связи

NULL
Следующее решение
Бизнес-аналитика