Как проверить результат переноса данных и настройки 1С:ЗУП 3 при переходе с предыдущих версий?
Программный продукт 1С:ЗУП КОРП – многофункциональное решение для кадрового учета и расчетов с персоналом – в полном объеме соответствует этим двум критериям. Программа предназначена для ведения учета в организациях различных форм собственности, с самой разной численностью персонала.
Переход на новую редакцию с сохранением данных старой редакции, необходимых для быстрого запуска в эксплуатацию и продолжения ведения учета, реализован путем переноса (выгрузки и загрузки) этих данных.
По умолчанию переносится необходимый объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.
Перенос может быть реализован в любой месяц расчетного года. Рекомендуется перед переносом данных "закрыть" определенный месяц в предыдущей редакции зарплатной программы, то есть произвести все начисления и сформировать выплаты. После этого выполнить перенос данных и начинать вести учет в новой зарплатной программе. При этом рекомендуется в течение некоторого времени (от 1 до 6 месяцев) параллельно вести учет в старой и новой зарплатных программах для сравнения и оценки получаемых результатов, для настройки всех расчетных механизмов.
После переноса данных в первую очередь необходимо выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей.
Затем необходимо провести комплексную проверку, которая состоит из:
-
проверки перенесенных данных,
-
проверки результатов расчетов в новой системе, сравнение данных при параллельном ведении учета в старой и новой системах. Эта проверка необходима для корректной настройки расчетных механизмов в новой программе с учетом особенностей ведения учета в конкретной организации.
Проверка справочных данных после переноса, как правило, заключается в проверке следующих справочников:
Справочник Организации — необходимо проконтролировать корректность заполнения карточек организаций, по которым будет вестись учет. Этот этап важен для отражения особенностей конкретной организации и успешной сдачи регламентированной отчетности из 1С.
Справочник Подразделения, Должности.
Справочник Графики работы – необходимо проконтролировать корректность сведений в перенесенных графиках, добавить настройки, которых не было в старых учетных системах (например, суммированный учет), при сверке параллельного расчета зарплаты в старой и новой системах отрегулировать все показатели (график определяет норму рабочего времени сотрудника – это один из основополагающих параметров расчета).
Справочник Виды отпусков
Справочник Виды стажа
Проверить корректность переноса сведений по сотрудникам в 1С:ЗУП 3 можно с помощью отчета: Личные данные сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты).
Для удобного сравнения с аналогичными отчетами в исторических учетных системах есть возможность выбора и настройки нужных полей и группировок
Проверку настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики можно либо визуально (непосредственно просмотрев настройки), либо выполнив расчет зарплаты, налогов и взносов в старой и новой зарплатной программе за первый месяц (и за следующие периоды) с начала эксплуатации системы и сравнив этот расчет.
Настройки в 1С:ЗУП 3 располагаются в следующих разделах:
Настройки расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты;
Настройки кадрового учета: Настройки – Кадровый учет;
Настройки учетной политики: Настройки – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки.
Штатное расписание при любом из способов переноса («полном» или «рекомендованном») не загружается, а заполняется в 1С:ЗУП 3 на основании данных о штатной расстановке сотрудников в старой учетной системе на момент переноса. Поэтому после выполнения переноса необходимо дозаполнить штатное расписание недостающей информацией, например, вакансиями.
Проверить заполненность штатного расписания можно с помощью отчета Штатное расписание (Т-3) в 1С:ЗУП 3 (Кадры – Кадровые отчеты).
Обратите внимание: после выполнения переноса данных в 1С:ЗУП 3 подключается упрощенный вариант ведения штатного расписания, без сохранения истории изменения штатного расписания. В этом случае редактирование может быть выполнено непосредственно в справочнике Штатное расписание (Кадры – Штатное расписание). Рекомендуется привести Штатное расписание в соответствие со структурой предприятия именно в этом режиме (это более простой и быстрый способ), а затем включить историю изменения штатного расписания. Это можно сделать в настройках кадрового учета: Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. Дальнейшая работа с ШР будет осуществляться с помощью следующих документов: Изменение штатного расписания и Утверждение штатного расписания.
Для проверки перенесенных остатков отпусков следует воспользоваться отчетом Остатки отпусков (кратко) или Остатки отпусков в 1С:ЗУП 3 (Кадры – Кадровые отчеты) и справочником Остатки отпусков в исторических системах. Сведения в отчетах следует формировать на первое число того месяца, с которого начинается ведение учета в 1С:ЗУП 3.
Если при проверке обнаружен ошибочный остаток, то следует выполнить корректировку остатка:
При «рекомендованном» переносе это можно выполнить непосредственно в документе Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начала эксплуатации);
При «полном» переносе документ Начальная штатная расстановка не формируется, поэтому следует воспользоваться документом Ввод остатка отпусков. Документ по умолчанию недоступен в меню программы, его следует вывести через настройки навигации в разделе Главное.
При ручном заполнении (корректировке) остатков стоит также учитывать, что в 1С:ЗУП 3 остаток отпусков вводится в разрезе рабочих лет и в разрезе видов отпусков.
Рекомендуем при подсчете остатков отпусков по сотруднику использовать для самопроверки удобный помощник расчетов (калькулятор) на 1С:ИТС:
Самый быстрый и эффективный способ проверить перенесенные данные о плановых начислениях сотрудников, а также корректность настроек видов расчета, настроек расчета зарплаты – это выполнить расчет зарплаты в 1С:ЗУП 3 за месяц начала эксплуатации и выполнить аналогичный расчет в исторической расчетной системе, из которой были перенесены данные.
Расхождения в расчетах следует тщательно проанализировать и исправить все ошибки и неточности в данных и настройках видов расчета. Именно на таком принципе поэтапной сверки расчета в исторической системе и в 1С:ЗУП 3 основан алгоритм проверки настроек программы (расчета зарплаты, кадрового учета, учетной политики), настроек видов расчета, да и в целом большинства перенесенных сведений, которые влияют на расчет зарплаты.
Для проверки расчета следует воспользоваться зарплатными отчетами. В 1C:ЗУП 3 это отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат. Убрав в настройках этого отчета группировку по месяцам, есть возможность формировать Полный свод нарастающим итогом.
Следует добиться того, чтобы итоговая сумма начислений (соответственно и суммы по каждому начислению) совпадали в обеих программах.
В случае, если по какому-то виду расчета в этом отчете обнаружено расхождение, есть возможность расшифровать эту сводную сумму в разрезе сотрудников и выяснить по какому именно сотруднику происходит неправильный расчет. Для этого следует двойным щелчком мыши нажать на ячейку с суммой, которую хотим расшифровать, и в открывшемся контекстном меню выбрать расшифровку по сотруднику.
Так же для сверки расчетов можно воспользоваться и другими отчетами, например, отчетом Анализ зарплаты по сотрудникам (1С:ЗУП 3).
Если выявлены расхождения в расчетах по сотрудникам между 1С:ЗУП 3 и исторической системой, то может потребоваться корректировка следующих сведений:
Документ Начальная штатная расстановка – именно в этот документ при «рекомендованном» переносе загружаются сведения о плановых начислениях сотрудников и их графике. В случае «полного» переноса аналогичные данные содержаться в документах кадрового учета (Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод);
Настройки видов начисления – справочник Начисления;
Настройки расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты), кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) и настройки учетной политики (Настройка – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки);
Справочник Графики работы.
Проверить корректность переноса плановых удержаний можно также, рассчитав документы Начисление зарплаты и взносов в 1С:ЗУП 3 и документ Начисление зарплаты в исторической системе за месяц начала эксплуатации.
Сведения о плановых удержаниях и при «рекомендованном», и при «полном» переносе загружаются непосредственно в учетные документы (журнал документов Алименты и другие удержания), поэтому при расхождениях в расчетах именно в этом журнале документов необходимо корректировать сведения о плановых удержаниях.
Проверку переноса данных о займах сотрудникам можно выполнить непосредственным расчетом очередного погашения займа в документе и Начисление зарплаты и взносов в 1С:ЗУП 3.
Стоит учитывать, что при «рекомендованном» переносе данные по займам в 1С:ЗУП 3 не переносятся. Их следует внести вручную в документ Договор займа сотруднику (Зарплата – См. также – Займы сотрудникам).
При «полном» переносе данных сведения по займам переносятся. При необходимости эти сведения можно отредактировать непосредственно в документе Договор займа сотруднику, а также в документе Перенос данных с кодом ЗС, в котором хранятся сведения об истории погашения по займу.
Проверку расчета НДФЛ также можно выполнить параллельным расчетом в старой и новой системе в документах Начисление зарплаты.
Для сводной проверки данных по исчисленному НДФЛ необходимо провести документы и воспользоваться, например, отчетом Полный свод начислений, удержаний и выплат в 1С:ЗУП 3.
Также проверить соответствие расчета НДФЛ можно и в других отчетах:
Анализ зарплаты по сотрудникам;
Анализ НДФЛ по месяцам.
В случае обнаружения неточностей в расчете НДФЛ, следует проверить корректность данных, влияющих на расчет НДФЛ:
Справочник Сотрудники – вкладка Налог на доходы формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе налогоплательщика, о вычетах, уведомления на авансовые платежи по патентам и сведения о доходах сотрудников с предыдущих мест работы.
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить настройку обложения НДФЛ (флажок), а также код дохода.
Документ Перенос данных с кодом НДФЛ – содержит сведения об исчисленном НДФЛ за период до начала эксплуатации в 1С:ЗУП 3 (ошибки в переносе этих сведений влияют на текущий расчет).
Проверку расчета по страховым взносам также можно выполнить расчетом в документе Начисление зарплаты и взносов.
Для проверки сведений по рассчитанным взносам можно воспользоваться следующими отчетами:
Анализ взносов в фонды (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам),
Проверка расчета взносов (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам).
В случае обнаружения неточностей в расчете страховых взносов следует проверить корректность данных, влияющих на расчет взносов:
Справочник Сотрудники – вкладка Страхование формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе застрахованного лица, инвалидности и льготах;
Справочник Организации (Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) – здесь настраивается вид тарифа для организации, ставка ФСС НС, а также возможность учета сотрудников различных категорий (с правом досрочного выхода на пенсию, фармацевтов, членов летных экипажей и т.п.);
Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить указанный вид дохода. Этот реквизит влияет на обложение сумм, начисленных по данному виду начисления;
Документ Перенос данных с кодом СВ – содержит сведения об исчисленных взносах и учтенных доходах за период до начала эксплуатации в 1С:ЗУП 3 (ошибки в переносе этих сведений могут влиять на текущий расчет).
Проверить перенесенные остатки по расчетам с сотрудниками можно с помощью специализированного отчета Задолженность по зарплате. В идеальном случае перенесенный остаток должен сойтись.
В случае, если задолженность перенесена неверно, то исправить её можно либо в документе Начальная задолженность по зарплате (для «рекомендованного переноса»), либо непосредственно в регистрах учета взаиморасчетов, через документ Перенос данных (в случае «полного» переноса).
Для сводной проверки расчета среднего заработка специализированных отчетов в 1С:ЗУП 3 не предусмотрено. Поэтому для сверки перенесенных сведений необходимо воспользоваться непосредственно документами, в которых происходит расчет по среднему заработку. Например, создавая документ Отпуск на 1 день для различных сотрудников в исторической и новой зарплатных программах, можно убедиться в корректности переноса данных, либо выявить проблемы.
Если расчет среднедневного заработка не сошелся, то для выявления месяца, по которому данные оказались перенесены неверно, удобно воспользоваться встроенными отчетами этих документов: Расчет среднего заработка.
Аналогичным образом можно проверить перенесенные данные для пособий, рассчитываемых из среднего заработка: через документ Больничный.
В случае выявления ошибок в перенесенных сведениях о доходах или отработанном времени, которые используются в расчете среднего заработка, выполнить ручную корректировку данных можно в документах Перенос данных:
В документах с кодом ЗП_СЗО и ЗП_ГП можно отредактировать сведения, используемые для расчета общего среднего заработка: по регистрам накопления Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий));
В документах с кодом ЗП_СЗ ФСС доступны для редактирования сведения, используемые для расчета пособий: по регистрам накопления Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС), Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) и регистру сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС).